Stanowisko ds. Archiwum
Stanowisko ds. obiegu i zarządzania dokumentacją
Kancelaria - pok. 109
Fabian Chodyna, tel wew. 430
Punkt Obsługi Interesanta, pok. 109
Agnieszka Dobrowolska, tel. wew. 448
Składnica akt - stanowiska ds. archiwizacji,
Paweł Kukuła, tel. wew. 422
Zadania realizowane przez stanowisko ds. obiegu i zarządzania dokumentacją
1) koordynacja pracy i nadzór nad prawidłowością wykonywania wszystkich czynności kancelaryjnych Urzędu;
2) koordynacja pracy i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Urzędzie;
3) przyjmowanie, rejestrowanie i skanowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją, kompatybilną z systemem eDOK;
4) przyjmowanie, ewidencjonowanie i rejestrowanie korespondencji wychodzącej;
5) koordynowanie pracy i nadzór nad zakresem działania składnicy akt Urzędu;
6) koordynacja i nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności archiwalnych Urzędu,
a w szczególności nad archiwizacją dokumentów dotyczących bezrobotnych oraz archiwizacją dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu;
7) koordynacja i nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności ramach Punktu Obsługi Interesanta, w postaci udzielania podstawowych informacji na temat działalności Urzędu, wydawanie wniosków i zaświadczeń, łączenia rozmów telefonicznych;
8) koordynacja i nadzór nad prawidłowością doręczania korespondencji Urzędu na terenie Miasta Grudziądza, a w szczególności prowadzenie rejestrów dot. wysyłanej korespondencji oraz sporządzanie niezbędnych zestawień dotyczących wysyłanej korespondencji.
