Stanowisko ds. Archiwum

Stanowisko ds. obiegu i zarządzania dokumentacją

Koordynator Stanowiska ds. obiegu i zarządzania dokumentacją pokój 109

tel. wew. 430

Kancelaria i Punkt Obsługi Interesanta, pokój 109

tel. wew. 448

Składnica akt 

tel. wew. 422

Zadania realizowane przez Stanowisko ds. obiegu i zarządzania dokumentacją

1. Koordynacja pracy i nadzór nad prawidłowością wykonywania wszystkich czynności kancelaryjnych Urzędu;
2. Koordynacja pracy i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Urzędzie;
3. Przyjmowanie, rejestrowanie i skanowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją, kompatybilną
   z systemem eDOK;
4. Przyjmowanie, ewidencjonowanie i rejestrowanie korespondencji wychodzącej;
5. Koordynowanie pracy i nadzór nad zakresem działania składnicy akt Urzędu;
6. Koordynacja i nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności archiwalnych Urzędu, a w szczególności nad archiwizacją dokumentów dotyczących bezrobotnych oraz  archiwizacją dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu;
7. Koordynacja i nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności Punktu Obsługi Interesanta, w postaci udzielania podstawowych informacji na temat działalności Urzędu, wydawania wniosków
   i zaświadczeń, łączenia rozmów telefonicznych oraz kierowania klientów do odpowiedniej merytorycznie komórki organizacyjnej Urzędu;
8. Koordynacja i nadzór nad prawidłowością doręczania korespondencji Urzędu na terenie Miasta Grudziądza, a w szczególności prowadzenie rejestrów dot. wysyłanej korespondencji oraz sporządzanie niezbędnych zestawień dotyczących wysyłanej korespondencji.